Digitale Tools von EIGENARTdigital

10 Digitale Tools – Meine treuen Helfer im Büro

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Den heutigen Blogbeitrag möchte ich meinen digitalen Helferlein widmen. Denn sie sind es, die mir den Kopf freihalten. Meine Termine unter einen Hut bringen. Mir wichtige Daten liefern. Einen funktionierenden Work-Around schaffen. Mir kreativen Input und Inspiration geben. Und mir das kreative Arbeiten enorm erleichtern.

Gerade zu Zeiten von Corona, den ewigen Diskussionen über Homeoffice und die damit verbundenen Herausforderungen im Rahmen eines größeren Teams ist der Bedarf an “digitalen Problemlösern” drastisch gestiegen. Darum habe ich es mir zum Anlass genommen, meine 10 wichtigsten Helfer in einem kleinen Blogbeitrag vorzustellen.

In diesem Blogbeitrag möchte ich nun 10 digitale Tools vorstellen, die ich täglich verwende und auf die ich nicht mehr verzichten möchte.

  1. Wunderlist / Microsoft ToDo
  2. Google Calendar
  3. Whereby
  4. Dropbox
  5. Trello
  6. Invoiz
  7. iWork – Office
  8. Adobe Creative Cloud
  9. Pinterest
  10. WordPress

Diese 10 digitalen Tools verwende ich nahezu täglich:

1. Wunderlist / Microsoft To Do

Wunderlist / Microsoft To Do ist eine sehr einfache, aber umso nützlichere digitale Anwendung. Mit Wunderlist können simple “To-Do-Listen” angelegt werden. Das Praktische ist, dass man seine angelegten Listen auf allen Endgeräten zur Verfügung hat. Ob im Büro, zu Fuß unterwegs, im Zug, im Auto oder beim Kunden – Wunderlist ist immer dabei und somit auch all meine To-Do´s. Außerdem lassen sich auch gemeinsame Listen mit Kunden oder Partnern anlegen – was die Zusammenarbeit enorm erleichtert. Ist ein Punkt erledigt, kann man das To-Do mit nur einem Klick aus der Liste entfernen.

2. Google Calendar

Natürlich. Jedes Büro braucht einen ordentlich gepflegten und zuverlässigen Kalender. Dafür nutze ich Google Calendar. Einen analogen Kalender in Papierform besitze ich nicht, denn Sie sind viel zeitaufwändiger zu pflegen, Termine können nachträglich nicht mehr nachbearbeitet werden und mal ehrlich – wenn man unterwegs ist und einen Kalender braucht, hat man ihn nie dabei. Google Calendar ist eine wunderbare digitale Lösung. Man kann Termine in verschiedenen Farben anlegen um sie zu strukturieren. Man kann Erinnerungen für seine Termine anlegen und Termine in beliebigem Rhythmus wiederholen. Darüber hinaus kann man auch Kunden oder Partner als “Gäste” zu bestimmten Terminen einladen. Und das beste: Google Calendar ist immer mit dabei, egal ob auf dem Handy oder auf dem Laptop. Dabei ist der persönliche Google Calendar über eine URL auf dem Browser abrufbar – man benötigt also keine App für die Nutzung.

3. Whereby

Für Meetings oder Konferenzen auf digitalem Wege nutze ich die Plattform Whereby. Hier können Sie mit Kunden oder Interessenten Videokonferenzen halten. Der große Vorteil gegenüber ähnlichen Diensten ist, das Ihre Kunden sich nicht bei Whereby anmelden müssen um an einer Konferenz teilzunehmen. Gerade in Zeiten von Corona ist ein “digitale Alternative zum herkömmlichen Präsenztermin” unumgänglich. Und auch abseits von Corona sparen Onlinemeetings Zeit, Ressourcen und entlasten unser Klima. 

4. Dropbox

Dropbox ist eine einfache Cloudlösung zur Ablage von Dateien. Gerade wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig allen Beteiligten den Zugang zu aktuellen Dateien zu gewährleisten. Hier können einzelne Ordner für bestimmte Personen freigegeben werden. So hat man stets die Kontrolle, welche Person Zugang zu bestimmten Dateien hat. Darüber hinaus nutze ich Dropbox auch zur Datensicherung und zur digitalen Ablage. Ein nahezu “papierloses Office” ist so relativ einfach umzusetzen. Mir steht hier 1 Terabyte Speichervolumen zur Verfügung. Für mittlere und große Firmen ist Dropbox jedoch nicht geeignet – hier empfehle ich auf eine andere und komplexere Cloud-Lösung zu setzen. 

5. Trello

Bei einem gemeinsamen Projekt ist der Zugang zu relevanten Dateien ebenso wichtig, wie das Projektmanagement innerhalb des Teams.
Trello ist ein Projektmanagement-Tool. Gerade wenn die Projektbeteiligten im Homeoffice oder örtlich voneinander getrennt arbeiten, ist es umso wichtiger einen Überblick über die Zusammenarbeit zu halten. Mit Trello können projektspezifische “Boards” erstellen und andere Personen hinzufügen. Sie können To Do Listen anlegen, Aufgaben zuordnen, Dateien austauschen und über eine Kommentarfunktion zu einzelnen Projektaufgaben austauschen. Für die digitale Zusammenarbeit eines mehrköpfigen Teams ist ein Projektmanagement Tool wie Trelle Gold wert. 

6. invoiz

Invoiz ist ein einfaches System zur Rechnungsstellung und Zeiterfassung. Gerade in Zeiten des Homeoffice kann es wichtig sein, seine Arbeit per Zeiterfassung zu dokumentieren. Ich erfasse meine Arbeitszeit für einzelne Aufgaben via Invoiz. So kann ich auch im Nachhinein nachvollziehen, wie lange ich für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt gebraucht habe. Die Zeiterfassung können Sie natürlich einzelnen Projekten oder Kunden zuordnen. Wenn Sie Ihre Abrechnung zeitbasiert durchführen, können Sie im Anschluss aus jeder Zeiterfassung im Handumdrehen eine Rechnung erstellen. Invoiz ist meiner Meinung nach eher für Selbstständige oder kleine Teams gedacht. Für mittlere und große Unternehmen gibt es zahlreiche Alternativen, die bzgl. des Pricings für große Teams (viele Nutzer) attraktiver sind. 

7. iWork Office

Kein Büro funktioniert ohne eine vernünftige Office-Lösung. Programme wie Word, Excel oder PowerPoint gehören schon seit Jahrzehnten in jedes vernünftige Büro. Ich bevorzuge für meine Arbeit dennoch die Microsoft-Alternative iWork von Apple. Im Grunde sind die beiden Office-Pakete recht ähnlich. Microsoft Word wird zu Pages, Excel zu Numbers und PowerPoint zu KeyNote. Der Umfang und die verfügbaren Funktionen beider Office-Pakete sind relativ ähnlich, dennoch finde ich das Arbeiten mit den Programmen von iWork einfach um ein vielfaches intuitiver und angenehmer. iWork gehört also zur Standard-Ausstattung meines Büros und ist aus dem Alltag nicht wegzudenken.

8. Adobe Creative Cloud

Was den kreativen Teil meiner Arbeit betrifft ist die Creative Cloud von Adobe mit langem Abstand das wichtigste Tool in meinem Büro Alltag. Adobe Creative Cloud ist eine cloudbasierte Lösung mit Unmengen an mächtigen Design-Tools. Egal ob Bildbearbeitung, Layout, Illustrationen, Video-Bearbeitung, Animationen oder Audiobearbeitung – die Creative Cloud hat eigentlich für jede kreative Aufgabenstellung das passende Tool parat. Ich benutze in meiner Arbeit größtenteils Adobe InDesign (Layout), Adobe Illustrator (Illustrationen) und Adobe Photoshop (Fotobearbeitung). Eine Arbeit ohne die Creative Cloud – undenkbar.

9. Pinterest

Na gut Pinterest ist vielleicht kein Tool, das ich zwingend für meine Arbeit benötige – aber Pinterest liefert mir stets Ideen und Inspiration für meine Arbeit. Man legt einfach Pinnwände zu verschiedenen Themen an – wie z.B. Website-Entwicklung, Online-Marketing, Design, Selbstständigkeit usw. Findet man nun einen interessanten Inhalt wie z.B. “10 Tipps für mehr Besucher auf dem Blog” pinnt man ihn einfach an seine entsprechende Pinnwand. Toll ist, das Pinterest meine Interessen sehr gut versteht und mir deshalb sehr relevante Inhalte an meinen Newsfeed ausgibt. Natürlich kann man auch zielgenau suchen. Eine Tasse Kaffee und 5 Minuten Pinterest haben mir schon mehrmals zur entscheidenden Idee verholfen.

10. WordPress

Na klar, die wichtigste Anwendung in meiner Arbeit ist das Content-Management-System WordPress. Mit WordPress entwickle, gestalte und Pflege ich die Websites meiner Kunden. Darüber hinaus ist es sozusagen ein Redaktionssystem, mit dessen Hilfe man die redaktionellen Inhalte in der Website erstellen und verwalten kann. Zahlreiche PlugIns erleichtern die technische Arbeit enorm. Das tolle ist, dass WordPress eine Open-Source Anwendung ist und somit und damit frei nutzbar ist und stetig von der Community weiterentwickelt wird. WordPress ist vielseitig, einfach in der Bedienung und profitiert von einer riesigen Community, die das Content-Management-System stetig weiterentwickeln. Für mich ist es nach wie vor, das beste Content-Management-System und damit mein wichtigstes digitales Tool.